Как оформить сотрудника в ИП: пошаговая инструкция

Обновлено: 12.09.2026.

Наём первого сотрудника — важный рубеж для ИП: с этого момента появляются новые обязанности перед государственными органами и новая ответственность. Разбираем пошагово, какие документы нужны и куда обратиться, чтобы оформить работника без ошибок.

Прежде чем нанимать — проверьте лимит

ИП вправе привлекать не более трёх физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам — эти два вида договоров считаются в лимите совместно, а не по отдельности. Подробнее о лимите и его особенностях — в статье «Сколько работников может нанять ИП в Беларуси».

Шаг 1. Определить форму договора

Форма договора зависит от характера отношений: постоянная работа с подчинением внутреннему распорядку — трудовой договор; выполнение конкретного объёма работ с определённым результатом — гражданско-правовой (например, договор подряда).

Шаг 2. Собрать документы будущего сотрудника

Для оформления по трудовому договору у сотрудника нужно запросить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• трудовую книжку (кроме тех, кто устраивается на работу впервые, и совместителей)
• страховое свидетельство — если у сотрудника его нет, наниматель обязан подать запрос в ФСЗН на его оформление или восстановление
• документы воинского учёта — для военнообязанных
• документы, подтверждающие право на льготы по подоходному налогу, если применимо (например, свидетельство о рождении ребёнка)
• медицинскую справку о состоянии здоровья — для отдельных категорий работников (водители, повара и другие)

Шаг 3. Подготовить и подписать трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме. На практике его готовят в нескольких экземплярах — как минимум по одному для ИП и для самого работника, и дополнительные экземпляры для предоставления в контролирующие органы при уведомлении о найме.

Даже налоговый инспектор при проверке вправе потребовать предоставить трудовой договор — отсутствие оформленного письменного договора при фактически работающем сотруднике создаёт прямой риск при любой проверке.

Шаг 4. Издать приказ о приёме на работу

Приказ издаётся одновременно с подписанием трудового договора и фиксирует официальную дату начала работы сотрудника.

Шаг 5. Уведомить контролирующие органы

О найме сотрудника нужно уведомить налоговую инспекцию, ФСЗН и Белгосстрах. Экземпляр трудового договора предоставляется в эти органы как подтверждение факта найма.

При постановке на учёт в качестве нанимателя в ФСЗН нужно также сообщить, кто будет отвечать за ведение персонифицированного учёта, — как правило, эта обязанность ложится на самого ИП.

Шаг 6. Начать вести отчётность как наниматель

С появлением сотрудника у ИП возникает обязанность регулярно сдавать:

• Форму ПУ-3 (персонифицированный учёт) — ежеквартально, вместе с отчётом 4-фонд
• Форму ПУ-2 — сведения при приёме или увольнении конкретного работника
• Отчёт 4-фонд — о средствах ФСЗН
• Расчёт 4-страхование в Белгосстрах

Подробнее о сроках и порядке сдачи этих форм — в статьях «Сроки сдачи отчёта в ФСЗН и Белгосстрах» и «Как заполнить и подать форму ПУ-3 в ФСЗН».

Дополнительная обязанность — страхование от несчастных случаев

ИП, нанимающий работников по трудовому договору, обязан уплачивать страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. Эти взносы перечисляются в Белгосстрах ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором была начислена зарплата работнику.